Halo selamat datang di Studinesia! Masih di dalam Seri Belajar Excel. Sebelumnya, kita telah membahas tentang Autofill dan AutoSum. Kali ini, kita akan membahas tentang Sorting dan Filtering dalam Excel. Mari kita mulai!
Baca Juga : Alur Belajar Excel dari Pemula sampai Mahir
Pendahuluan
Jika kita berbicara tentang pengelolaan data, ini berarti kita juga harus siap untuk menghadapi ratusan atau bahkan ribuan data yang berbeda.
Di sisi lain, kita diharuskan untuk menemukan suatu informasi relevan dari data tersebut secara cepat dan akurat. Bagaimana caranya?
Di sinilah Sorting (Pengurutan) dan Filtering (Penyaringan) sangat berperan penting. Sorting artinya kita menggunakan fitur ini untuk mengurutkan data dari terkecil atau terbesar, sedangkan filtering artinya kita menggunakan fitur ini untuk menyaring data dengan kriteria tertentu.
Mari kita lihat contoh kasus sederhana:
- Seorang guru yang ingin meilihat nilai siswa dari yang terbesar hingga terkecil
- Seorang pengusaha yang ingin melihat hasil laporannya di bulan tertentu
- Seorang staff yang harus menyediakan hasil laporan yang dibutuhkan dalam satu dekade
Dua fitur jagoan ini bisa mempermudah kasus-kasus tersebut. Mari kita bahas lebih lanjut.
A. Sorting dalam Excel
Sorting atau pengurutan dalam Excel adalah suatu fitur Excel yang memungkinkan kita untuk mengurutkan data dari Ascending atau Descending.
- Ascending : dari yang paling kecil ke yang paling besar
- Descending : dari yang paling besar ke yang paling kecil
Seperti yang tertulis sebelumya, ada dua jenis pengurutan data, yaitu Ascending dan Descending. Mari kita bahas lebih lanjut
Macam-macam Sorting
a) Ascending
Sorting Ascending artinya suatu data akan diurutkan dari yang paling kecil ke yang paling besar, contoh :
- Teks : A, B, C, …dst
- Angka : 0, 1, 2, 3, …dst
- Tanggal : 1 Januari, 2 Januari, 3 Januari, …dst
b) Descending
Sorting Descending sebaliknya, data tersebut diurutkan dari yang paling besar ke yang paling kecil, contoh :
- Teks : Z, X, Y, …dst
- Angka : 100, 99, 98, …dst
- Tanggal : 31 Januari, 30 Januari, 29 Januari, …dst
Cara Menggunakan Sorting
a) Sorting satu kolom
Kita ambil contoh data sebagai berikut :
1) Seleksi sel mana saja dari kolom yang akan diurutkan
2) Klik Home -> Editing Group -> Sorting atau Data -> Sort
3) Data berhasil diurutkan
b) Sorting dua kolom atau lebih
Kita akan sorting ini untuk mengurutkan nama pegawai berdasarkan nama, departemen, dan gaji
1) Berikut adalah datanya
2) Pergi ke Data -> Sorting dan lakukan hingga seperti ini
3) OK dan data pun sudah selesai diurutkan
Baca Juga : Autofill dan AutoSum
B. Filtering dalam Excel
Filtering adalah salah satu fitur Excel yang memungkinkan penggunanya untuk menyaring data-data yang sedang relevan untuk dianalisis lebih lanjut. Fungsinya di antaranya adalah :
- Menampilkan data Kriteria Tertentu => Misal kita hanya ingin menampilkan semua nilai siswa yang lebih dari 80
- Menyembunyikan yang tidak relevan => Nilai siswa yang di bawah 80 akan disembunyikan dulu, bukan dihapus.
Cara Mengaktifkan Fitur Filtering
1) Bisa melalui Home -> Editing Group -> Urutkan & Filter -> Filter atau Data -> Filter
2) Ketika diklik, akan muncul semacam icon corong bawah di setiap Header data
Cara Menggunakan Filtering
1) Klik Icon pada header yang ingin disaring datanya, nanti akan muncul seperti ini
2) Pilih data mana yang ingin ditampilkan dan mana yang ingin disembunyikan
3) Klik OK dan data akan disaring
Jika diperhatikan penomoran Excelnya, terdapat longkap, dari 1 langsung 3, dari 5 langsung 10. Ini terjadi karena data yang tidak kita centang itu tidak hilang, melainkan hanya sedang disembunyikan saja. Ini sama saja kita menggunakan fitur Hide, namun dengan cara yang berbeda
Jenis-jenis Filter
Filter memiliki beberapa jenis yang berbeda, tergantung dari tipe data nilainya, misal
1) Tipe Teks : “Sama Dengan”, “Tidak Sama Dengan”, “Mulai Dengan”, “Diakhiri Dengan”, “Memuat”, “Tidak Memuat”
2) Tipe Tanggal : “Besok”, “Hari ini”, “Kemarin”, “Minggu Depan”, dsb
3) Tipe Angka : “Sama Dengan”, “Tidak Sama Dengan”, dsb
C. Kombinasi Filter dan Sort
Ada beberapa kasus dalam Excel yang mana kita harus menggunakan keduanya. Berikut adalah salah satu contoh kasusnya.
Perhatikan data di bawah ini :
| Nama Produk | Kategori | Tahun | Penjualan |
|---|---|---|---|
| Produk A | Elektronik | 2023 | 15.000.000 |
| Produk B | Pakaian | 2024 | 25.000.000 |
| Produk C | Elektronik | 2023 | 10.000.000 |
| Produk D | Rumah Tangga | 2024 | 18.000.000 |
| Produk E | Pakaian | 2023 | 22.000.000 |
| Produk F | Elektronik | 2024 | 30.000.000 |
| Produk G | Rumah Tangga | 2024 | 12.500.000 |
| Produk H | Pakaian | 2023 | 20.000.000 |
| Produk I | Elektronik | 2024 | 27.500.000 |
Kita ingin hanya ingin lihat semua penjualan pada tahun 2024. Kemudian, kita ingin mengurutkan datanya dari penjualan yang termahal sampai yang termurah.
Pertama-tama, kita aktifkan dulu filternya melalui Data -> Filter dan akan muncul icon kecil pada Header-nya.
Kemudian, lakukan filter pada data header “Tahun” agar hanya data yang tahun 2024 saja yang ditampilkan. Seharusnya, datanya akan jadi seperti ini
| Nama Produk | Kategori | Tahun | Penjualan |
|---|---|---|---|
| Produk B | Pakaian | 2024 | 25.000.000 |
| Produk D | Rumah Tangga | 2024 | 18.000.000 |
| Produk F | Elektronik | 2024 | 30.000.000 |
| Produk G | Rumah Tangga | 2024 | 12.500.000 |
| Produk I | Elektronik | 2024 | 27.500.000 |
Terakhir, urutkan data hasil penjualannya agar sesuai dimulai dari yang paling mahal dulu, sehingga hasilnya akan jadi seperti ini
| Nama Produk | Kategori | Tahun | Penjualan |
|---|---|---|---|
| Produk F | Elektronik | 2024 | 30.000.000 |
| Produk I | Elektronik | 2024 | 27.500.000 |
| Produk B | Pakaian | 2024 | 25.000.000 |
| Produk D | Rumah Tangga | 2024 | 18.000.000 |
| Produk G | Rumah Tangga | 2024 | 12.500.000 |
Berikut adalah gambar animasinya
baca Juga : Fungsi Dasar: SUM, AVERAGE, MIN, MAX
Kesimpulan
Dari pertemuan kita kali ini, dapat kita simpulkan bahwa :
- Sorting atau pengurutan dalam Excel adalah suatu fitur Excel yang memungkinkan kita untuk mengurutkan data dari Ascending atau Descending.
- Filtering adalah salah satu fitur Excel yang memungkinkan penggunanya untuk menyaring data-data yang sedang relevan untuk dianalisis lebih lanjut.
Bagaimana materi kita kali ini tentang Sorting dan Filtering? Semoga ini bisa membantu, ya!
Terimakasih telah membaca, salam hangat dari Studinesia!
