Excel merupakan salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di manapun. Bahkan dalam posisi tertentu di suatu perusahaan, menguasai Excel telah menjadi syarat yang cukup ketat juga.
Sebenarnya, apa itu Excel? Apa saja manfaatnya? Apa plus minusnya? Dan Kenapa harus Excel? Ini yang akan kita bahas dalam artikel ini.
Baca Juga : Alur Belajar Excel dari Pemula sampai Mahir
Apa itu Excel?
Excel adalah salah satu aplikasi yang berjenis spreadsheet dan fokusnya adalah untuk mengolah data-data numerik. Aplikasi ini dibuat oleh Microsoft dan merupakan salah satu aplikasi adalannya Microsoft hingga sampai kini.
Excel juga dilengkapi berbagai macam fitur yang dapat mempermudah banyak pekerjaan, khususnya di dalam bidang yang mana datanya merupakan dalam bentuk numerik. Bahkan, seorang Data Analyst pun juga menggunakan Excel di dalam kasus-kasus tertentu.
Berbeda dengan Word, tampilan di Excel lebih mengarah ke beberapa kumpulan lembar kerja yang disebut sheet dan kemudian dalam satu sheet ada banyak lagi tabel-tabel yang bisa digunakan untuk menyimpan sebuah nilai yang disebut dengan cell atau sel.
Tidak sampai di situ, excel juga menyediakan berbagai macam fitur untuk para penggunanya, seperti operasi matematika, berbagai macam rumus dan fungsi, bahkan sampai ke penyajian data dari bentuk numerik menjadi bentuk visual.
Manfaat-manfaat dan Kegunaan Excel
1. Pengolahan Data
Data adalah suatu hal yang sangat penting dalam menentukan suatu keputusan. Hal ini yang menentukan maju atau tidaknya suatu perusahaan. Data seperti ini bisa dikumpulkan oleh siapa pun dan di manapun. Tapi, tidak semuanya bisa mengolah datanya.
Bayangkan ada deretan angka-angka yang kita tidak tahu apa maksud dari angka-angka tersebut. Namun, data tersebut sangat penting dan harus kita ketahui. Bagaimana caranya? Tentu saja dengan diolah terlebih dahulu sebelum disajikan dan Excel bisa menanganinya.
Ada berbagai macam fungsi yang dapat digunakan untuk mendukung pengguna dalam melakukan pengolahan data seperti, fungsi SUM untuk menjumlah semua data, MAX untuk mencari data terbesar, MIN untuk mnecari data terkecil, dsb.
Mungkin sekilas terdengar sangat lucu dan terkesan fungsi-fungsi ini tidak berguna, ya? Memang betul fungsi ini tidak berguna jika data yang akan diolah hanya satu atau dua saja.
Dalam sebuah perusahaan, data yang tersedia itu ada banyak. Ada ratusan, ribuan, atau bahkan puluhan ribu data yang tertera. Di kondisi seperti inilah rumus-rumus ini sangat berguna, mereka bisa mencari data yang kita butuhkan hanya dalam waktu sepersekian detik saja.
2. Melakukan Operasi Matematika
Kebanyakan data yang bersifat numerik pasti ada kaitannya dengan matematika. Dengan Excel, kita bisa melakukan operasi tersebut dengan cepat dan akurat.
Kita buat sebuah kasus sederhana:
Seorang petani sedang memanen suatu hasil tanamannya sendiri. Karena lahannya sangat luas, hal ini diperlukan waktu beberapa hari untuk memanennya.
Kemudian, petani tersebut berinisiatif untuk mencatat semua hasil panennya dan setelah selesai, ditemukanlah bahwa panen tersebut memakan waktu 3 hari dengan hasil sebagai berikut :
- Hari pertama : Hasil panen yang didapat sekitar 1.473 kg. Jumlah buah yang gagal panen 141 kg
- Hari Kedua : Hasil panennya sekitar 1.513 kg. Jumlah buah yang gagal panen 122 kg
- Hari Ketiga : Hasil panennya sekitar 1.231 kg. Jumlah buah yang gagal panen 120 kg
Setelah selesai, petani tersebut ada rencana untuk membagikan hasil panennya menjadi beberapa bagian, 10% untuk sedekah, 30% untuk disimpan, dan sisanya untuk dijual.
Belum sampai di situ. Saat menjualnya pun, petani itu menggunakan jasa orang ketiga sehingga terkena biaya operasional. Setiap 1 kwintal buah yang dibawa dikenakan biaya 10% dari harga jual.
Harga pasaran paling rendah dari buah yang akan dijualnya adalah sebanyak Rp. 15.000/kg
Kira-kira, berapa potensi keuntungan yang didapat oleh petani tersebut?
Jika diilustrasikan ke dalam Excel, kira-kira akan berbentuk seperti ini :
Kamu juga bisa langsung bisa menjadikan kasus ini sebagai latihan dengan download file ini. Mari kita lanjut ke fungsi selanjutnya
3. Visualisasi dalam Penyajian Data
Setelah semua data yang dikumpulkan telah selesai diolah, selanjutnya yang perlu dilakukan adalah penyajian data. Bagaimana data tersebut akan disajikan?
Salah satu dari cara penyajian data adalah dengan cara visualisasi, artinya mengubah data jadi tersebut menjadi dalam bentuk visual, entah itu dalam bentuk tabel, diagram, dsb.
Hal ini ditujukan agar data tersebut enak dilihat oleh orang lain dan tidak terlalu membingungkan.
4. Pengolahan Data Teks dan String
Excel memang sering digunakan untuk pengolahan data-data berbasis numerik. Namun, ini bukan berarti tidak dapat melakukan pengolahan data pada teks juga.
Ada beberapa formula bawaan Excel yang memang dirancang khusus untuk mengolah data berbasis teks, seperti CONCATENATE, TEXTJOIN, FIND, SUBSTITUTE, dll.
Pada contoh di atas, ID Order dibuat secara otomatis. Ini merupakan gabungan dari kolom Kode Saham & Tanggal Beli. Formula yang digunakan adalah sebagai berikut :
=B2&"_"&TEXT(C2;"YYMMDD")Dalam contoh kasus yang lain
Lot Name adalah gabungan dari Nomor bon + Semua data yang ada di dalam kurung. Rumusnya adalah seperti ini :
=Rekap!$D855&"."&SUBSTITUTE(UPPER(MID(Rekap!$C855,SEARCH("(",Rekap!$C855)+1,SEARCH(")",Rekap!$C855)-SEARCH("(",Rekap!$C855)-1))," ","")&"."Tentu kita akan mempelajari ini juga di artikel lain. Jadi, pastikan kamu mengikuti seri ini.
5. Otomasi dan Pemrograman
Apaka kamu pernah mengolah banyak data setiap hari dan ini dilakukan secara rutin? Pernahkah kamu berpikiran untuk membuat semacam shortcut agar ini bisa diselesaikan hanya dalam satu kali klik tombol?
Sebetulnya, hal seperti ini bisa dilakukan dalam Excel, tentunya dengan menggunakan VBA atau Visual Basic Application. Ini adalah sebuah bahasa program yang dapat kita gunakan agar Excel bisa melakukan banyak hal selain fungsi dasarnya.
Selain VBA, kita juga bisa menggunakan macro untuk melakukan otomasi tugas. Berikut adalah beberapa contoh kasus dari fitur ini
- Membuat tombol klik untuk memberikan format tertentu dalam suatu tabel, melakukan filtering atau sorting, dan lain sebagainya
- Mengirim email otomatis dari Excel dengan menggunakan data dari spreadsheet
- Mengisi formulir otomatis dengan mengambil data dari cell tertentu
- Mengambil data dari database SQL dan menampilkannya langsung di Excel
- Membuat formula sendiri yang tidak dapat dilakukan oleh formula bawaan Excel (Di bawah ini adalah artikel yang membahas suatu project memiliki formula buatan sendiri)
Baca Juga : Real Project Excel : Inventory Control
Pembahasan lebih lanjut tentang VBA dan macro akan dibahas di lain artikel. Tentunya, ada banyak lagi manfaat Excel selain ini.
Kelebihan dan Kekurangan Excel
Kelebihan
1. Penggunaannya mudah dan fleksibel
Excel memiliki tampilan yang sangat friendly. Di sisi lain, penggunaannya sangat fleksibel. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan kenaa banyak bidang pekerjaan menggunakan software ini untuk membantu pekerjaan mereka.
2. Fitur Analisis Data yang Kuat
Sebagai aplikasi yang bisa membantu pekerjaan analisis data, Excel merupakan aplikasi yang cukup lengkap fiturnya. Terdapat beberapa formula bawaan yang mudah dipahami dan sering digunakan dalam pengelolaan data. Tidak sampai di situ, aplikasi ini juga bisa visualisasikan datanya menjadi diagram atau grafik yang menarik.
3. Otomatisasi dengan VBA (Macro)
Bisa menggunakan VBA dengan macro untuk membuat berbagai macam fitur Excel sendiri yang tidak tersedia dalam versi bawaan. Ini menggunakan bahasa Visual Basic. Dengan ini juga, pengguna bisa menghubungkan Excel dengan database.
4. Kompatibilitas & Integrasi
Excek juga bisa membuka banyak format spreadsheet, seperti CSV, XML, SQL. Tidak sampai situ, Excel juga bisa mengumpulkan data yang didapat dari database.
5. Tidak perlu internet
Tidak speerti Google Spreadsheet, pada dasaranya Excel bisa digunakan secara offline. Karena memang basisnya adalah sebuah sotftware atau perangat lunak.
1. Kurang Cocok untuk Data yang Sangat Besar
Excel maksimal bisa memiliki 1.048.576 baris x 16.384 kolom. Tentu saja, ini jumlah yang sangat besar bagi penggunaan sehari-hari. Namun, untuk ukuran sebuah company atau perusahaan, jumlah ini cukup terbatas.
Bayangkan betapa banyaknya data yang disimpan oleh sebuah perusahaan yang sudah berdiri puluhan tahun. Tidak sampai di situ, terkadang ada beberapa kasus yang di mana kita memerlukan data yang sudah lama disimpan dan kita harus menemukanya dalam waktu yang cepat.
Jika ini ada di Excel, tentu aplikasinya akan lambat dan ukuran filenya bisa semakin membengkak.
2. Tidak Multiuser-Friendly (Kolaborasi Kurang Optimal)
Karena Excel disediakan secara offline, ini berarti fitur kolaborasi antar tim kurang maksimal. Pasalnya, antar peguna tidak bisa mengedit satu file dalam waktu yang bersamaan.
Seorang pengguna harus mengedit dan menyimpannya dulu baru bisa diakses oleh pengguna yang lain. Belum lagi ada masalah jika Excel yang digunakan berbeda versi, akan terjadi bentrok.
3. Tidak Selalu Akurat untuk Perhitungan Kompleks
Hal ini bisa terjadi secara umum oleh Human Error, yaitu kesalahan dari penggunanya itu sendiri. Contoh kasusnya misal ada seseorang yang ingin copy paste data dari suatu cell. Ternyata, ketika ditempel, datanya menjadi berantakan dan tidak akurat.
Ini memerlukan cara khusus dalam penanganannya.
4. Tidak Gratis & Relatif Mahal
Untuk skala individu, harga Microsoft 365 cukup mahal. Tentu saja kita berbicara yang versi originalnya,. Per tanggal artikel ini dibuat, harga untuk 1 tahun adalah sekitar Rp. 1.359.999 s/d Rp. 1.699.999. Info selengkapnya bisa cek di sini.
5. Tidak Cocok untuk Aplikasi Web atau Database Besar
Jika file Excel ditujukan untuk penggunaan orang banyak, Excel bukan pilihan yang cocok dan ini kurang fleksibel. Tidak seperti database yang berbasis SQL, karena pmemang pada dasarnya bukan itu tujuan utama aplikasi ini.
Ini saja yang bisa kita bahas dalam artikel kali ini. Untuk teman-teman yang ingin mempelajari Excel secara serius, teman-teman bisa terus kunjungi web ini. Daftar atau alur belajar Excel bisa dikunjungi pada artikel ini.
